Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Website und den Betrieb der Plattform ist:

David Steiner, Alte Schiffstraße 5a, 78464 Konstanz, Deutschland
E-Mail: info@tirescan.de
Datenschutz-Kontakt: datenschutz@tirescan.de

2. Rollen: Verantwortliche und Auftragsverarbeitung

tirescan verarbeitet personenbezogene Daten in zwei unterschiedlichen Rollen:

• Als Verantwortlicher für die Daten, die zur Bereitstellung der Plattform selbst anfallen — insbesondere die Konto- und Abrechnungsdaten der registrierten Werkstätten und ihrer Nutzer:innen (Abschnitte 3, 8).
• Als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) für die Inhaltsdaten, die eine Werkstatt über ihre eigenen Endkunden und deren Fahrzeuge erfasst (Abschnitt 4). Für diese Daten ist die jeweilige Werkstatt Verantwortliche; die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

3. Nutzerkonto der Werkstatt (Registrierung, Login)

Für den 7-tägigen Testzugang und die anschließende Nutzung erheben wir: Firmenname und Anschrift des Betriebs (Straße, PLZ, Ort, Land — benötigt für die spätere Rechnungsstellung), optional einen abweichenden Rechnungsempfänger und die USt-IdNr., Name und E-Mail-Adresse der anlegenden Person sowie ein gehasht gespeichertes Passwort und die zugewiesene Rolle. Zweck ist die Bereitstellung und Absicherung des Kontos und der Werkstatt-Funktionen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für den Testzugang werden keine Zahlungsdaten erhoben.

Die Daten der jeweiligen Werkstatt sind mandantengetrennt gespeichert: Jede Abfrage der Anwendung filtert auf die Firma des angemeldeten Kontos — mit zwei benannten Ausnahmen: einem Freigabelink, den die Werkstatt selbst erzeugt (er hat keine Anmeldung und trägt seinen Zugang im Link), und den Zugriffen des Plattform-Betreibers auf seine eigenen Bücher und die Verwaltung. Dass keine Werkstatt-Abfrage den Filter vergisst, prüft ein Prüflauf im Testsatz: Er liest die Schnittstellen und Seiten der Werkstatt-Oberfläche über den Syntaxbaum und weist jede ab, deren erster Datenbankzugriff die Firma nicht aus der Sitzung führt. Er gehört zur Prüfkette, die vor jeder Freigabe läuft, und ergänzt das Code-Review — eine Erzwingung in der Datenbank ersetzt er nicht.

4. Verarbeitung im Rahmen der Reifen-/Fahrzeugprüfung

Werkstätten erfassen im Rahmen ihrer Prüfungen Daten ihrer eigenen Endkunden. Für diese Inhaltsdaten ist die jeweilige Werkstatt Verantwortliche; tirescan verarbeitet sie ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter (siehe AVV). Betroffen sein können folgende Datenkategorien:

• Kundendaten (soweit erfasst): Name, E-Mail, Telefon, Anschrift, ggf. USt-IdNr. und Notizen.
• Fahrzeugdaten: Kennzeichen und Kennzeichen-Land, Marke, Modell, FIN, HU-/TÜV-Fälligkeit, Notizen.
• Prüf-/Messdaten: Profiltiefen, Reifenkennungen, Kilometerstand, Achs-/Fahrzeugklasse, Einlagerungsangaben.
• Foto-, Video- und Unterschriftsdaten (Abschnitt 5).

Kennzeichen und HU-/TÜV-Plakette werden ausschließlich lokal auf dem Endgerät erkannt und nicht an externe KI-Dienste übertragen (die Plakette sitzt am Kennzeichen). Grundsatz bei unsicherer Erkennung: Felder bleiben leer statt zu raten (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

5. Fotos, Videos und Unterschriften

Zur Dokumentation können Fotos/Videos der Reifen und Räder sowie — beim Abschluss eines Protokolls — eine Unterschrift des Kunden nebst Name erfasst und gespeichert werden. Diese Medien werden auf dem Server des Betreibers (Deutschland) abgelegt und der jeweiligen Werkstatt zugeordnet. Rechtsgrundlage ist die Verarbeitung im Auftrag der Werkstatt (Art. 28 i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO). Ein Bildabgleich zur Erkennung von Personen findet nicht statt.

6. Automatische Erkennung

Kennzeichen und HU-/TÜV-Plakette werden ausschließlich lokal auf dem Endgerät im Browser erkannt. Diese Bilddaten verlassen das Gerät zu diesem Zweck nicht.

Die Reifen-Seitenwand (Größe, Hersteller, DOT, Markierungen) wird auf dem Server des Betreibers in Deutschland ausgewertet. Gelesen wird dabei genau das Belegfoto, das nach Abschnitt 5 ohnehin dort gespeichert ist — es wird für die Erkennung nicht zusätzlich übertragen und nicht weitergegeben. Ebenfalls auf diesem Server ermittelt wird die Profiltiefe aus der beim Scan aufgenommenen Bilderserie desselben Rades. Die Auswertung läuft auf eigener Hardware im selben Rechenzentrum.

In beiden Fällen gilt: Es werden keine Bilddaten an externe KI-Dienste übertragen; es gibt keine Cloud-KI und keinen Drittlandtransfer zu diesem Zweck. Grundsatz bei unsicherer Erkennung: Felder bleiben leer statt zu raten.

Verbesserung der Erkennung: Korrigiert oder bestätigt eine Werkstatt eine gemessene Profiltiefe, speichern wir diese Zahl zusammen mit einem Verweis auf das bereits vorhandene Reifenfoto und technischen Aufnahmedaten (z. B. Reifenbreite, Kamera-Schätzung) als Trainingspaar. Damit richten wir die Profiltiefen-Erkennung nach — Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Messung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Paare werden werkstattübergreifendfür dasselbe Erkennungsmodell ausgewertet und verbleiben dabei beim Betreiber; sie verlassen das Haus nicht. Ein Trainingspaar enthält selbst kein Kennzeichen und keine Kontaktdaten; solange das zugehörige Prüfprotokoll besteht, bleibt es über das Rad dem Fahrzeug zuordenbar. Kennzeichen- und Plaketten-Aufnahmen werden dafür nicht gesammelt — sie verlassen das Endgerät ohnehin nicht. Zur Speicherdauer siehe Abschnitt 15.

7. Teilen-Links für Kundenreports

Eine Werkstatt kann einen abgeschlossenen Report über einen nicht öffentlich indexierten Link (mit langem, zufälligem Token) an ihren Kunden weitergeben. Wer den Link kennt, kann den Report samt Fahrzeug-/Reifendaten und zugehörigen Fotos aufrufen. Ein Link ist 90 Tage gültig; danach ist der Aufruf gesperrt. Er entsteht auf zwei Wegen: über die Schaltfläche „Teilen“ und über den QR-Code auf dem Kundenreport-PDF. Verantwortlich für die Weitergabe ist die jeweilige Werkstatt.

Weil ein solcher Link ohne Anmeldung abrufbar ist, halten wir Erzeugung, Verlängerung und Entzug mit Zeitpunkt und handelndem Konto fest, damit nachvollziehbar bleibt, wer einen Report freigegeben hat. Dieses Vorgangsprotokoll führt der Betreiber; die Werkstatt hat darauf keine eigene Ansicht und erhält daraus auf Anfrage Auskunft. Der Token selbst wird nicht gespeichert: Das Vorgangsprotokoll bleibt dauerhaft erhalten, der Link soll ablaufen.

8. Zahlungsabwicklung

Kostenpflichtige Abonnements rechnen wir selbst ab (kein externer Anbieter als Rechnungssteller). Wir verarbeiten dazu die Rechnungsanschrift Ihres Betriebs, die Rechnungs-E-Mail und die Belegdaten (Leistungszeitraum, Beträge, Zahlungseingänge). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für die Aufbewahrung der Belege gelten die handels- und steuerrechtlichen Fristen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 14b UStG).

Nimmt Ihr Betrieb am SEPA-Lastschrifteinzug teil, verarbeiten wir dafür Kontoinhaber, IBAN, Mandatsreferenz und Rechnungsbetrag. Die IBAN speichern wir verschlüsselt; im Klartext erscheint sie nur in der SEPA-Einreichungsdatei, die zur Ausführung des Einzugs an unsere Bank übergeben wird. Ein externer Zahlungsdienstleister ist nicht eingebunden; Endkundendaten Ihrer Werkstatt werden dabei nicht übermittelt. Als Nachweis der Mandatserteilung speichern wir zusätzlich den zum Erteilungszeitpunkt bestätigten Mandatstext, den Zeitpunkt der Bestätigung sowie – soweit technisch feststellbar – die IP-Adresse, von der aus bestätigt wurde. Dieser Nachweis bleibt bis zur Löschung Ihres Betriebs erhalten.

9. Anfragen über das Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, speichern wir Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer und Ihre Nachricht als Vertriebsvorgang, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und nachzufassen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen sowie die Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. f und b DSGVO). Diese Angaben werden nicht an Dritte weitergegeben.

Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir den Vorgang 24 Monate nach der letzten Bearbeitung automatisch. Wird aus der Anfrage ein Kundenkonto, gehen die Angaben in die Stammdaten Ihres Betriebs über und unterliegen ab dann den dortigen Fristen.

10. Schnittstellen und Export

Werkstätten mit entsprechendem Tarif können eigene Zugänge (API-Schlüssel/Webhooks) einrichten, um Prüfdaten in ihre eigene Warenwirtschaft zu übertragen. Die so exportierten Daten verlassen tirescan in die von der Werkstatt selbst gewählten Systeme; für deren Verarbeitung ist die Werkstatt verantwortlich. Optional kann eine Werkstatt — nach Freigabe durch den Betreiber — eine Anbindung an ein Zielsystem der Werkstatt selbst aktivieren („Hub“). Übertragen werden dann Kennzeichen-Abfragen und vollständige Prüfprotokolle — einschließlich Kennzeichen, HU-Termin, Kontaktdaten des Endkunden (Name, E-Mail, Telefon) und des Protokoll-PDFs. Empfangendes System und dessen Betrieb liegen in der Verantwortung der Werkstatt; die Übertragung erfolgt verschlüsselt und nur nach ausdrücklicher Aktivierung durch die Werkstatt.

11. Cookies und Reichweitenmessung

tirescan setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung: ein Sitzungs-Cookie sowie — nur während einer Anmeldung mit Zwei-Faktor-Schutz — ein kurzlebiges Zwischen-Cookie (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Schutz vor Anfrage-Fälschung (CSRF) erfolgt ohne Cookie über eine Prüfung der Anfrage-Herkunft. Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies gesetzt und kein Web-Tracking eingesetzt; ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich. Server-Protokolle (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt) fallen zur Abwehr von Missbrauch und zur Stabilität an und werden nicht zur Profilbildung genutzt. Die Protokolle der Anwendungsdienste rotieren automatisch nach Größe: Je Dienst werden höchstens drei Protokolldateien zu je 10 MB vorgehalten — die ältesten Einträge fallen laufend weg (die Dauer hängt vom Aufkommen ab; die Rotation ist größen-, nicht zeitbasiert). Der vorgelagerte Webserver führt eigene Zugriffsprotokolle nach denselben Grundsätzen: begrenzt vorgehalten, nicht ausgewertet, keine Weitergabe.

12. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein. Wo ein Auftragsverarbeitungs- bzw. Datenverarbeitungsvertrag erforderlich ist, weisen wir ihn in der Liste im Auftragsverarbeitungsvertrag (Ziffer 8) nach; steht dort zu einem Dienstleister kein Nachweis, liegt er noch nicht vor:

• Hetzner Online GmbH — Server-Hosting & Betrieb der Anwendung/Datenbank (Deutschland).
• Hetzner Online GmbH — Versand technischer Betreiber-Benachrichtigungen (System-Monitoring). Es werden keine Endkundendaten übermittelt; Fehlermeldungen sind vor dem Versand PII-bereinigt (Deutschland).

Der E-Mail-Versand (Service-E-Mails nach Abschnitt 14, Rechnungen, technische Betreiber-Benachrichtigungen des System-Monitorings) erfolgt über einen betreibereigenen Mailserver; ein externer E-Mail-Dienstleister ist derzeit nicht eingebunden — ein künftiger würde in der Empfängerliste in diesem Abschnitt ausgewiesen. Monitoring-Benachrichtigungen gehen ausschließlich an den Betreiber, enthalten keine Endkundendaten und werden vor dem Versand von personenbezogenen Daten bereinigt.

13. In-App-Feedback und Fehlermeldungen („Fehler melden“)

Über das Fehler-Melden-Symbol im Protokoll und im Erfassungs-Assistenten können angemeldete Werkstatt-Nutzer uns Rückmeldungen, Fehler- oder Verbesserungshinweise senden. Verarbeitet werden dabei: die Kategorie, der frei eingegebene Beschreibungstext, technische Kontextangaben (z. B. betroffenes Protokoll, Bearbeitungsschritt und erkannte Reifenwerte wie Größe/DOT – bewusst ohne Kennzeichen), Browser-/Geräteangaben sowie optional ein vom Nutzer freiwillig angehängtes Bildschirmfoto/Foto. Beschreibungstext und ein etwaiges Bild können personenbezogene Daten enthalten, wenn der Nutzer solche freiwillig einbezieht; im Eingabedialog weisen wir darauf hin, keine sensiblen Kundendaten anzugeben. Zweck ist die Bearbeitung des Anliegens sowie die Verbesserung von Stabilität und Erkennungsqualität. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen, verlässlichen Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. die Vertragserfüllung (lit. b). Die Meldungen sind ausschließlich für den Betreiber einsehbar.

Erkennungs-Schnappschuss bei Meldungen aus einem Prüfprotokoll: Wird aus einem Protokoll oder dem Erfassungs-Assistenten gemeldet, hängen wir der Meldung automatisch an, was die Erkennung dort auffällig gelesen hat – also nur Felder, bei denen der gelesene Wert vom gespeicherten abweicht oder für die die Erkennung gar nichts geliefert hat, jeweils mit gelesenem und gespeichertem Wert, der Konfidenz und einem Verweis auf das Flankenfoto des betroffenen Rades. Sauber erkannte Felder werden nicht übertragen. Ein Kennzeichen erscheint dabei ausschließlich maskiert (etwa „KN-•• ••••“), ein Kennzeichenfoto gar nicht. Der Verweis auf das Flankenfoto ist keine Kopie: Wird das Protokoll gelöscht oder greift eine Löschfrist, ist das Foto auch aus der Meldung verschwunden. Der Inhalt des Schnappschusses ist im Melde-Dialog vor dem Absenden einsehbar. Zweck ist ausschließlich die Verbesserung der Erkennungsqualität; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem verlässlichen Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Rückmeldung als Gespräch: Zu einer Meldung können der Betreiber und der meldende Nutzer wechselseitig antworten, bis das Anliegen erledigt ist. Gespeichert werden dabei der jeweilige Antworttext, der Zeitpunkt und – bei Beiträgen des Nutzers – dessen Konto-Kennung und E-Mail-Adresse. Der gesamte Verlauf ist nur für den Betreiber und für den meldenden Nutzer selbst sichtbar, nicht für andere Beschäftigte derselben Werkstatt. Antwortet der Betreiber, versenden wir zusätzlich eine E-Mail an die Adresse des meldenden Kontos; sie enthält den Antworttext sowie einen Auszug der eigenen Meldung. Diese E-Mail ist Teil der Bearbeitung des selbst ausgelösten Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und deshalb – wie die Passwort-Zurücksetzen-Mail – nicht vom Opt-out für Service-E-Mails nach Abschnitt 14 erfasst. Ist das meldende Konto zwischenzeitlich gelöscht, versenden wir keine Antwort-E-Mail mehr.

14. Service-E-Mails an Werkstätten

An die hinterlegte Administrator-Adresse einer Werkstatt versenden wir dienstliche Service-E-Mails: eine Willkommens-E-Mail nach der Registrierung, einen Hinweis vor Ablauf der Testphase, gelegentliche Reaktivierungshinweise bei längerer Inaktivität sowie – im Pro-Tarif – Erinnerungen an fällige HU-Termine/kritische Reifen. Diese Mails richten sich an die Werkstatt (Unternehmer). Die HU-/Reifen-Erinnerung nennt das betroffene Kennzeichen nur maskiert (etwa „KN-•• •••“) sowie Fahrzeugtyp und Grund der Erinnerung; Namen oder Kontaktdaten des Endkunden enthält sie nicht. Die übrigen Service-E-Mails enthalten keine Endkundendaten. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. unser berechtigtes Interesse an der Information über den Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Der Versand lässt sich jederzeit in den Einstellungen der Werkstatt deaktivieren (Opt-out). Zur Vermeidung von Doppelversand speichern wir, welche dieser Mails bereits verschickt wurden.

15. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. handels-/steuerrechtlich, i. d. R. 6–8 Jahre für abrechnungs- und buchhaltungsrelevante Unterlagen) entgegenstehen. Gelöscht wird nach Ablauf der Frist zum Jahresende, mit einem Pufferjahr für laufende Prüfungen; eine Belegzeile ohne Personenbezug (Nummer, Datum, Betrag, Steuer, Status) kann darüber hinaus bis zum Ablauf der zehnjährigen Aufzeichnungsfrist erhalten bleiben, um die lückenlose Nummernvergabe nachweisen zu können. Inhaltsdaten der Werkstätten werden auf deren Weisung gelöscht oder nach Vertragsende zurückgegeben bzw. entfernt (siehe AVV). Konto- und Abrechnungsdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und der anschließenden Aufbewahrungsfristen vorgehalten.

Inhaltsdaten (Protokolle, Fahrzeuge mit Kennzeichen, Belegfotos): Wie lange sie bleiben, entscheidet die jeweilige Werkstatt als Verantwortliche. Sie kann in ihren Einstellungen zwei Fristen setzen — eine für die Belegfotos und eine für die Protokolle. Sind sie gesetzt, löschen wir täglich automatisch, was älter ist; mit dem gelöschten Protokoll verschwindet auch das zugehörige Fahrzeug samt Kennzeichen, sofern kein weiteres Protokoll und keine Einlagerung mehr daran hängt — und der zugehörige Kunde, sofern ihm danach kein Fahrzeug mehr bleibt. Fahrzeuge und Kunden, die nie Teil eines gelöschten Protokolls waren, bleiben unangetastet. Ist keine Frist gesetzt, löschen wir nichts von selbst — Inhaltsdaten gehören der Werkstatt, und ohne ihre Weisung greifen wir sie nicht an.

Für die Belegfotos geben wir als Anbieter zwei Grenzen vor: den Wert, mit dem ein neues Werkstatt-Konto startet, und eine Höchstdauer, die eine Werkstatt bei der Wahl ihrer Frist nicht überschreiten kann. Beides wirkt nur in eine Richtung — auf eine kürzere Aufbewahrung; innerhalb dieses Rahmens entscheidet weiter die Werkstatt. Ein Konto, das mit einem solchen Startwert angelegt wurde, löscht seine Belegfotos also nach dieser Frist, auch wenn die Werkstatt selbst nichts eingestellt hat. Beides gilt aber nur für künftige Entscheidungen: Ein bereits bestehendes Konto behält seine Einstellung — auch „keine Löschung“ —, bis die Werkstatt sie selbst ändert. Wir entziehen keiner Werkstatt rückwirkend eine einmal erteilte Weisung. Für die Protokolle gibt es keine solche Vorgabe; darüber entscheidet allein die Werkstatt.

Betriebs- und Diagnosedaten löschen wir automatisiert nach festen Fristen: technische Fehlerprotokolle nach 90 Tagen, erledigte Feedback-Meldungen (samt Gesprächsverlauf und etwaiger Bildschirmfotos) 180 Tage nach dem letzten Beitrag, anonyme Erkennungs-Telemetrie nach 12 Monaten (Kennzeichen werden darin bereits beim Speichern unkenntlich gemacht — lesbar bleiben höchstens die ersten zwei Zeichen), Versandvermerke automatischer Service-E-Mails nach 400 Tagen (Vermerke zum Rechnungsversand bleiben als Teil der Buchführungsunterlagen), Passwort-Zurücksetzen-Tokens nach spätestens 2 Tagen und E-Mail-Bestätigungs-Tokens nach spätestens 3 Tagen. Anmelde-Einträge im Vorgangsprotokoll (wer sich wann angemeldet hat) löschen wir nach 12 Monaten. Trainingspaare zur Verbesserung der Profiltiefen-Erkennung (siehe Abschnitt 6) löschen wir nach 24 Monaten. Davon ausgenommen sind die wenigen gezielten Referenzmessungen, die wir selbst mit einem Messgerät zur Eichung der Erkennung aufnehmen: Sie bleiben, solange die Erkennung an ihnen ausgerichtet wird, weil ohne sie der Maßstab verloren ginge.

16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. KI-gestützte Erkennungen sind lediglich Vorschläge, die von den Mitarbeitenden der Werkstatt geprüft und freigegeben werden.

17. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Betrifft Ihre Anfrage Daten, die eine Werkstatt über Sie als deren Endkunde erfasst hat, ist die jeweilige Werkstatt Ihr primärer Ansprechpartner; wir unterstützen sie dabei. Für ein Löschbegehren kann die Werkstatt Ihren Kunden- und Fahrzeugdatensatz direkt in der Anwendung löschen; Prüfprotokolle und Fotos werden dabei mitgelöscht. Für Anliegen gegenüber dem Betreiber wenden Sie sich an datenschutz@tirescan.de.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

18. Aktualität und Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite abrufbare Fassung.